Comment survivre et prospérer au travail – lorsque tous vos collègues sont en vacances

Wous approchons des vacances d’été, une période où – pour ceux d’entre nous qui sont encore à nos bureaux – la charge de travail augmente et les responsabilités peuvent monter en flèche. Voici quelques conseils d’experts sur la façon de survivre et de prospérer lorsque vous êtes laissé pour compte.

Savoir exactement ce qui est attendu

Cela peut être stressant « quand vous ne savez pas vraiment ce que l’on attend de vous », explique Ruth Cornish, qui dirige le cabinet de conseil Amelore et est co-fondatrice de HR Independents, l’organisme britannique des professionnels indépendants des ressources humaines. « Vous essayez, mais vous n’avez reçu aucune indication ni aucune information. »

Si vous remplacez des collègues, il devrait y avoir une remise écrite avant qu’ils ne partent, ce qui peut inclure des projets importants sur lesquels travailler, des e-mails spécifiques de clients à surveiller, et si et comment vous pouvez les contacter pendant qu’ils sont en vacances . « C’est différent pour tout le monde », dit Cornish. « Demandez : y a-t-il quelque chose qui pourrait survenir au sujet duquel vous voudriez que je vous contacte, et comment voulez-vous que je vous contacte ? »

Idéalement, vous avez une culture de travail où les vacances signifient une rupture totale avec la boîte de réception – surtout en ce moment, lorsque les congés annuels peuvent être passés à la maison – mais Cornish reconnaît que beaucoup de gens ne peuvent s’empêcher de vérifier.

Acceptez ce que vous ressentez

Vous pouvez vous sentir envieux ou démotivé si tout le monde semble passer un bon moment de congé – et en vouloir de devoir couvrir une partie de leur travail. « C’est bien de ressentir ce que vous ressentez », déclare Rona Steinberg, coach en leadership et prise de parole en public qui dirige Out Loud Coaching. « Surtout en ce moment, alors que nous sortons légèrement de cette période horrible, nos émotions peuvent être encore plus difficiles à gérer. » Recadrez la situation. « C’est très bien d’essayer une autre façon de penser. Par exemple, vous pourriez dire : « C’est une opportunité de faire quelque chose de différent ; peut-être que je vais intervenir et prendre plus de responsabilités. Ou : « C’est en fait le moment idéal pour travailler, car c’est plus calme. »

Être réaliste

Si vous faites votre travail et que vous assumez des éléments de celui de quelqu’un d’autre, « vous ne pouvez pas faire les deux », dit Cornish. « Vous allez donner la priorité entre les deux. Soyez donc réaliste et décidez combien d’heures vous allez travailler. Si vous allez travailler des heures supplémentaires, allez-vous être payé pour cela ? Ce que vous voyez, ce sont des gens qui travaillent juste deux heures pour essayer de tout couvrir. »

Juger ce qu’il faut lâcher

Si vous êtes inexpérimenté, précisez les détails dans votre transfert. « Ne présumez jamais rien », dit Cornish. « Avec la priorisation, il s’agit de : qu’est-ce qui est bien à faire, qu’est-ce qui est urgent, qu’est-ce qui est important ? Cela dépend de votre secteur d’activité et de votre entreprise, mais généralement, des choses telles que la recherche de nouvelles affaires sont considérées comme une priorité ; répondre à des e-mails interminables peut généralement attendre. « Parfois, les gens peuvent dire : « Je veux que vous gardiez un œil sur ma boîte de réception ». Je pense que c’est quelque chose qu’il faut gérer et dire : « D’accord, je vais passer une heure là-dessus par jour et je vais le survoler. » Qu’est-ce qui est absolument essentiel ? Qu’est-ce qui peut attendre que la personne revienne ? »

Soyez votre propre patron

Vous pouvez remplacer votre patron, auquel cas, dit Cornish, « vous devez presque formellement convenir de ce que vous pouvez et ne pouvez pas faire. Êtes-vous réellement votre patron en son absence ? Avez-vous une quelconque autorité ? » Cela peut être une perspective intimidante, et Steinberg dit qu’il est normal de se sentir dépassé, mais cela ne signifie pas que vous n’êtes pas à la hauteur. « Il s’agit de se dire : ‘Je ferai un assez bon travail.’ Vous n’avez pas à prétendre être quelque chose que vous n’êtes pas. Elle dit que c’est bien, si une situation délicate se présente, « pour dire à la personne de l’autre côté, ‘Je ne fais que remplacer mon patron en ce moment, alors pardonnez-moi si je ne suis pas tout à fait au courant’, et pouvoir le dire avec assurance. À moins que vous n’ayez le genre de manager horrible qui veut activement vous voir échouer, « votre patron sera sûr que vous êtes capable de le gérer ».

Profitez d’un environnement différent

« L’ambiance change définitivement quand le patron est absent », explique Vincent, qui travaille pour une société de facility management. « Tout le monde a l’impression de pouvoir continuer à travailler, les gens sont un peu plus sociables les uns avec les autres et nous semblons tous en savoir plus sur ce qui se passe. » Lui et ses collègues font leur travail lorsque leur manager est absent, mais ils joueront parfois à des jeux vidéo une fois qu’ils auront terminé, dit-il, ce qui est « un excellent moyen de passer du temps à tisser des liens et d’améliorer l’environnement de travail ». Pour de nombreuses personnes, en particulier celles qui ont de jeunes familles, il n’y a pas la possibilité de sortir après le travail, « donc avoir un peu de temps pendant la journée soulage vraiment l’ambiance. J’ai l’impression que le travail est plus productif et que les choses se font plus rapidement.

Essayez une autre façon de travailler

Parfois, l’absence d’un manager peut bousculer une routine et exposer des exercices inutiles. Dans son précédent emploi dans la vente de publicité, Rob McMillan devait supporter trois réunions par jour où ils comparaient les chiffres. « Les réunions seraient soit bonnes si vous étiez sur la cible, soit mauvaises si la pression était forte. Ils augmentaient généralement le stress et prenaient du temps », dit-il. « C’était une blague courante que lorsque ce manager était en vacances pendant deux semaines, les ventes augmenteraient. » Les vendeurs moins stressés étaient meilleurs dans leur travail, mais « cela pouvait aussi être une question de gestion du temps ». Il calcule que le fait d’éviter trois rendez-vous pour une équipe de 10 personnes, au cours des deux semaines de vacances de leur manager, représentait « 150 heures de vente supplémentaires ».

Profitez-en pour briller

Avec de nouvelles responsabilités, cela peut être un bon moment « pour montrer de quoi vous êtes capable », explique Sarah Archer, coach de carrière et fondatrice de CareerTree Coaching. « Vous pourriez devenir plus visible s’il y avait moins de monde autour, y compris auprès de la haute direction. Capitaliser là-dessus. Si vous êtes dans un bureau, cela peut inclure des choses comme la production de rapports, leur mise à jour. Si vous travaillez à domicile, il peut être bon de leur envoyer un message et de leur faire savoir que tout va bien », dit-elle.

Les gens peuvent être anxieux au sujet du contact avec des figures d’autorité. «Il est utile de se rappeler qu’ils sont humains et qu’ils peuvent être stressés», dit-elle, en particulier si beaucoup de gens sont absents en même temps. « Donc, vous les tenez au courant est un réel avantage pour eux. Mettez-vous à leur place. Si vous étiez ce cadre supérieur, que voudriez-vous des personnes qui travaillent autour de vous à ce moment-là ? »

Apprenez à connaître de nouvelles personnes

Travailler dans un service différent, ou assumer un travail différent « est une chance de connaître des personnes au travail que vous n’avez peut-être pas eu la chance de rencontrer. [get to know] avant », dit Archer. Elle suggère d’organiser un déjeuner avec des collègues moins familiers.

Et apprenez à vous connaître

« Nous avons toutes sortes de messages que nous nous disons, tels que : ‘Je suis une personne qui s’épanouit en compagnie des autres’ », explique Steinberg. « Nous pouvons devenir trop attachés à cette vision de nous-mêmes. » Si vous craignez de vous sentir seul ou isolé au travail, même si ce n’est que pour quelques semaines, « cela pourrait être une occasion parfaite pour vous d’essayer autre chose », suggère Steinberg. « Peut-être découvrirez-vous que vous n’avez pas besoin d’être constamment entouré de gens pour être créatif ou ingénieux. On peut dire : ‘Cette semaine, je vais essayer d’être plus assertif’, ou : ‘C’est peut-être le moment de s’entraîner à être plus présent dans les réunions, parce que mon patron n’est pas là et parfois mon patron me fait taire vers le bas un peu.

Faites rebondir des idées sur votre réseau

Pour certaines personnes, il peut être plus difficile de trouver de bonnes idées sans que d’autres les essaient. « Recherchez des personnes dans votre réseau, qui sont vos personnes créatives et inspirantes », déclare Archer. Il peut s’agir d’anciens collègues ou d’un mentor. « Demandez à échanger des idées, tant qu’il ne s’agit pas de choses confidentielles qui sont commercialement sensibles. » Si vous n’avez pas ce genre de réseau, profitez-en pour commencer à en créer un. Un coach pourrait être utile; trouvez-en un dans des répertoires tels que welldoing.org.

Soyez amusant

Il peut y avoir une camaraderie en étant ceux qui gardent tout ensemble au travail. « Peut-être y a-t-il une opportunité d’organiser une activité sociale », dit Archer. « Quelque chose pour rendre les choses un peu plus amusantes pour les personnes qui ne sont pas en vacances. Cela peut être bon pour votre carrière si vous êtes la personne à l’origine de ce genre d’activité sociale – cela vous aide à devenir plus visible et à être perçu comme une influence positive au bureau. Dans son ancien lieu de travail, Lisa, graphiste, et ses collègues jouaient au football au bureau lorsque leur patron était absent. «Nous étions dans un immeuble avec beaucoup d’autres entreprises, donc il y avait beaucoup de couloirs», dit-elle. «Pour une raison quelconque, nous avons eu un ballon de plage et nous nous sommes retrouvés dans le couloir, assis sur des chaises, frappant le ballon d’un bout à l’autre. C’était vraiment idiot. C’était principalement parce qu’ils avaient fait leur travail plus efficacement. « Nous étions en fait plus productifs parfois quand il n’était pas là. Tant que nous faisions notre travail, nous dirions « nous finissons tôt » ou nous en foutions. »

Suivez vos réalisations

Gardez une trace écrite quelque part. « C’est ce que j’ai réussi à couvrir pendant le temps, c’est ce que j’ai appris, c’est ce que je pense que je pourrais entreprendre », a déclaré Archer. Utilisez-le la prochaine fois que vous demandez une augmentation de salaire ou que vous optez pour une promotion. « C’est bien d’avoir des preuves plutôt que de simplement penser : qu’est-ce que j’ai fait il y a six mois, quand tout le monde était absent ? » » À plus court terme, faites un autre transfert ou débriefez lorsque la personne que vous couvrez est de retour, dit Cornish. « C’est une excellente occasion d’en apprendre davantage sur le travail de quelqu’un d’autre et c’est une excellente opportunité de développement. »

Ne vous laissez pas décourager par les accidents

S’il y a une crise sous votre surveillance, ou si vous faites des jugements qui ne tournent pas bien, ne le prenez pas comme un signe que vous ne pourriez pas faire face à un autre type d’emploi ou à un poste plus élevé. « Laissez tomber le mot « échec », ce n’est que de l’expérience », déclare Steinberg. « Acceptez que vous ayez été placé dans cette position difficile et que vous faites de votre mieux. Et en fait, est-ce vraiment un échec, ou est-ce une expérience d’apprentissage ? » Cornish dit que vous ne devriez pas considérer quelque chose qui ne va pas comme étant nécessairement de votre faute. « Il y aura eu une raison à cela », dit-elle. Peut-être que la passation n’était pas assez approfondie, ou que le travail dépassait votre niveau d’expérience, ou que ce qui s’était passé était inattendu. « C’est bien d’aller au fond des choses parce que ce que vous ne voulez pas faire, c’est penser : ‘J’ai échoué’. »

Éviter de submerger

Avec une passation décente et un lieu de travail compréhensif, vous ne devriez pas être aux prises avec une charge de travail gargantuesque, mais même dans un scénario parfait, il peut être fatigant et stressant de s’adapter à de nouvelles responsabilités ou de nouveaux projets. « Gardez votre rythme, faites des pauses régulières », dit Cornish. De manière ennuyeuse, il se peut que, au moment où vous vous sentez à l’aise, votre collègue revienne. Alors il est temps de penser à opter pour cette promotion, armé de toute votre nouvelle expérience – ou au moins de réserver des vacances.

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